Таблицы в приложении Notion

В классическом представлении БД — это по сути таблица. Но таблица в приложении Notion — это немого больше, чем простые строки и столбцы. В каждой строке может содержаться различная информация и она может открываться на отдельной странице. А также в ней содержатся различные свойства ?.

Создайте таблицу

Добавить таблицу в Notion можно несколькими способами:

Полностраничная таблица

• В рабочей области создаём новую страницу.
• Откроется меню и следует выбрать пункт Table (Таблица).
• Для создания полностраничной таблицы внутри другой страницы:
  • Нужно на новой строке ввести команду /table full и нажать на Enter (Ввод).
  • Вернувшись обратно у вас появится новая таблица.

Встроенная таблица

Встроенная таблица отлично добавляется на страницу, на которой уже имеется различный контент.

• Следует на новой строке ввести команду /table, далее жмём Enter (Ввод).

Можно развернуть встроенную БД на всю страницу, следует нажать в правом верхнем углу на значок ⤢. Чтобы увидеть меню параметров следует навести курсор на верхнюю часть БД. Чтобы увидеть опции следует нажать на значок •••, там появится: Properties (Свойства), Filter (Фильтр) и Sort (Сортировка).

Добавление представления таблицы в базу данных

К имеющейся БД можно добавить таблицу. Вы сможете просматривать ее данные в нужном формате.

• В верхней левой части БД следует нажать на + Add a view (Добавить представление).
• Далее выбираем пункт Table (Таблица) в выпадающем меню и присваиваем ей имя.
• Затем нажимаем на кнопку Create (Создать), теперь вы увидите новую таблицу.
• С помощью того же выпадающего списка, вы все еще можете вернуться к другим представлениям.

Строки: страницы в режиме просмотра таблицы

Открыть строку как страницу

По сути строки в таблице являются отдельными страницами. Туда вполне легко добавляется необходимый контент.

• Следует навести курсор мыши на строку и нажать на кнопку ⤢ OPEN (ОТКРЫТЬ).
• Она будет открыта в режиме предпросмотра. Далее в левом верхнем углу нажимаем ⤢Open as page (Открыть как страницу). Так она станет полностраничной.
• Теперь появятся свойства, которые располагаются в верхней части и они будут упорядочены.
  • Чтобы отредактировать свойства, следует нажать на имя.
  • Чтобы изменить содержимое свойства, следует щелкнуть в его поле.
  • Наведите курсор на поле и используйте значок ⋮⋮, так можно упорядочить свои свойства и перетаскивать их вверх или вниз.
• Легко добавляются новые свойства в таблицу, для этого следует нажать +Add a property (Добавить свойство).
• В разделе Property (Свойства) имеется место для комментариев. Там вы будет читать сообщения от участников. Тут также можно использовать упоминание «@-«.
• Страницу вполне реально редактировать. Добавлять можно любой контент и даже встроенные БД.

Настроить страницу

Открыв нужную страницу, вы сможете изменять ее внешний вид. Для этого существует несколько способов.

• В правом верхнем углу нужной вам страницы следует нажать на кнопку •••, затем Customize page (Настроить страницу).
• Так появится меню для редакции внешнего вида Backlinks (Обратных ссылок) и Comments (Комментариев), а также Properties (Свойств).
  • Обратные ссылки можно отображать в развернутом виде или во всплывающем окне или вовсе выключить.
  • Комментарии можно отображать развернутыми или выключенными.
  • С помощью значка ⋮⋮ у свойств легко меняется их расположение, а также можно выбрать их отображение.

Добавить ряды

К таблице можно добавить новый пункт. Для этого существует несколько способов.

• Следует нажать на значок +, он появится у любой строки при наведении курсора. Так будет создан новый ряд под ним.
• Можно в правом верхнем углу нажать на синюю кнопку New (Новый). Так будет создана новая строка в верхней части. И она откроется как страница.
• Можно в нижней части таблицы нажать на +New (+ Новый). Так добавится новая строка прямо там.
• Находясь в последней строке любой таблицы, можно нажать Enter (Ввод), и так будет создана новая строка.

Варианты строк

Чтобы вызвать меню дополнительных опций, следует щёлкнуть на значке ⋮⋮, он появляется при наведении курсора мыши на любую строку. Также будет работать правая кнопка мыши на строке:

• Delete (Удалить): Удаление строки из списка.
• Duplicate (Дубликат): Создание точной копии строки, которая расположена ниже.
• Copy link (Копировать ссылку): Копирование в буфер обмена якорной ссылки на строку.
• Rename (Переименовать): Переименование страницы в строке, не открыв ее.
• Move to (Переместить в): Перемещение строки на другую страницу или рабочую область. Там она будет видна как подстраница.
• Edit property (Редактировать свойство): Вызов специального меню с различными свойствами таблицы. Нужно выбрать свойство и потом выбираем для него новое значение.

Такие действия применимы сразу к нескольким страницам БД. Необходимо выбрать все страницы, для которых будет применяться изменение. Для массового редактирования свойств, следует щелкнуть правой кнопкой мыши или использовать сочетание клавиш cmd/ctrl + /.

Настройте свои таблицы

Редактирование свойств таблицы

В таблице каждый столбец будет являться свойством элемента. Допустим, что у вас таблица нескольких статей для прочтения. Оглавление статьи будет находиться в первом столбце, а столбцы свойств будут отражать даты, статус, теги и URL. Для редактирования свойств таблицы, следует выполнить такие действия:

• Нужно справа от последнего столбца нажать на значок +.
• Или в правом верхнем углу таблицы можно нажать на пункт Properties (Свойства), и выбрать +Add a property (Добавить свойство).
• Присваиваем колонке наименование и выбираем тип свойства  Property Type (Тип свойства).
• Чтобы изменить название или свойство в заголовке столбца, нужно на него щёлкнуть.
• Также можно скрыть столбец в таблице, для этого следует нажать кнопку Properties (Свойства), и потом выключить свойства, которые не должны отображаться. Если требуется, верните всё обратно.

Перестановка столбцов и строк

В приложении на ПК или в браузере можно изменить порядок следования таблиц. Это делается обычным перетаскиванием.

• Наведите курсор на строку, а потом нажмите и удерживайте значок ⋮⋮, так строку можно перетащить.
• На столбце следует нажать и удерживать его заголовок, так его можно перетаскивать вправо или влево.
  • Можно изменить размер столбца, следует навести курсор на его края и перетащить указатель вправо или влево.

Расположение столбцов также можно изменить, для этого в правом верхнем углу можно нажать на Properties (Свойства), и потом используя значок ⋮⋮ можно перетаскивать.

Развернуть содержимое ячейки

Если ячейка будет содержать много данных, то можно сделать так, чтобы содержимое отображалось в нескольких строках.

• В правом верхнем углу таблицы следует нажать на  ••• и включить функцию  Wrap cells (Развернуть ячейки).
• В ячейке будет отображаться только одна строка, если отключить разворот ячейки Wrap cells(Развернуть ячейки).

Вычисления

В каждом столбце таблицы, в самом низу, можно выполнять различные вычисления. Они отобразят всю информацию про данные, которые содержатся в этом столбце.

Нужно навести курсор под последнюю строку таблицы и потом нажать на слово Calculate (Рассчитать), оно будет появляться под любым столбцом, про который вам хочется получить больше информации. Перед вами появится выпадающее меню, оно будет содержать следующие формы расчета:

• Count all (Подсчитать все): Производится расчёт общего количества строк.
• Count values (Подсчитать значения): Производится подсчёт количества значений свойств, которые содержатся в столбце.
• Count unique values (Подсчитать уникальные значения): Производится подсчёт количества уникальных значений свойств, которые содержатся в столбце, дубликаты опускаются.
• Count empty (Считать пустые): Производится подсчёт количества строк, в которых нет значений.
• Count not empty (Считать не пустые): Производится расчёт количества строк, в которых имеются значения.
• Percent empty (Процент пустых): Показывается процент пустых строк.
• Percent not empty (Процент не пустых): Показывается процент заполненных строк.
• Earliest date (Самая ранняя дата): Свойства, которые связанны со временем, например, Last edited (время последнего редактирования) или  Created time (создания), можно отсортировать по времени создания или редактирования.
• Latest date (Последняя дата): Отображает время последнего раза редактирования или создания.
• Date range (Диапазон дат): Отображает промежуток дат между старыми и новыми редакциями.

Если у вас в таблице присутствуют в столбце данные типа Number, то для вас будут доступны и другие варианты:

• Sum(Сумма): Отображается сумма чисел.
• Average (Среднее): Отображается среднее значение чисел.
• Median (Медиана): Отображается медиана чисел.
• Min (Мин): Отображается самое маленькое число.
• Max (Макс): Отображается самое большое число.
• Range (Диапазон): Отображается результат вычитания наименьшего числа из наибольшего.

Таблицы в представлении временной шкалы

В таблице на временной шкале следует нажать на значок ⋮⋮. Он отображается при наведении курсора мыши слева от каждой строки. Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном проекте, который отображается на временной шкале. Так будет вызвано меню дополнительных опций:

• Delete (Удалить): Удаление строки из временной шкалы.
• Duplicate (Дубликат): Создание точной копии строки, которая расположена ниже.
• Copy link (Копировать ссылку): Копирование в буфер обмена якорной ссылки на нужную строку.
• Rename (Переименовать): Переименование страницы в строке, открывать ее не нужно.
• Move to (Переместить в): Перемещение строки куда необходимо, в другую рабочую область или на другую страницу.
• Edit property (Редактировать свойство): Появится меню с нужными свойствами временной шкалы. Следует щелкнуть по нужному свойству и выбрать необходимое значение.

Особенности представления базы данных

Фильтр вашей таблицы

Можно просматривать только те строки, которые вам необходимы. Для этого следуйте инструкции:

• В правом верхнем углу таблицы следует нажать Filter (Фильтр).
• Потом выбираем необходимое свойство из выпадающего списка, по которому будет производиться фильтр.
• Теперь следует выбрать условие, которое будет использоваться, т.е. Contains (Содержит), Does not Contain (Не содержит) и т.д.
• Далее определяем значение свойства, которое вам хочется видеть, т.е. конкретный тег или дату.
• Так можно добавить несколько фильтров.
• Фильтр удаляется, при нажатии на X  рядом с ними в меню Filter (Фильтр).

На практике очень часто случается так, что приходится снова и снова создавать и удалять одни и те же фильтры. Тут следует задуматься о создании нового представления БД. Так вы сможете переключаться туда и обратно без проблем. И создавать повторно фильтры не будет необходимости.

Сортировка таблицы

Можно сортировать данные по различным свойствам в порядке Ascending (Возрастания) или Descending (Убывания), при этом всё содержимое конкретной строки будет автоматически перемещаться.

• В правом верхнем углу таблицы необходимо нажать на кнопку Sort (Сортировка).
• Выбираем свойство, по которому нужно сделать сортировку, и потом выбираем Ascending (По возрастанию) или Descending (По убыванию). В режиме реального времени вам будет видно, как таблица будет перестраиваться.
• В таблицы легко добавляются различные сортировки. Они имеют приоритет в зависимости от их порядка в списке. Чтобы перетаскивать сортировки вверх или вниз вполне допустимо использовать кнопку ⋮⋮.
• Удаление сортировки, производится щелчком значка X рядом с ними в меню Sort  (Сортировка).

Поиск по вашей таблице

В таблице можно найти конкретные данные.

• В правом верхнем углу следует нажать на кнопку Search  (Поиск) и ввести искомые слова.
• В режиме реального времени будет видно, как таблица изменяется. Вам покажутся только те строки, в которых будут искомые слова.

Ссылка на вашу таблицу

При необходимости можно копировать якорную ссылку на нужное вам представление таблицы. Так ею можно поделиться любом месте.

• В правом верхнем углу таблицы следует нажать на значок •••.
• Потом нажимаем Copy link to view (Копировать ссылку для просмотра), и URL-адрес скопируется в буфер обмена.

Часто задаваемые вопросы

Как превратить полностраничную базу данных в встроенную?

Для превращения полностраничной БД в инлайн-базу, следует перетащить БД на другую страницу в боковой панели. Это сделает ее подстраницей.

Потом справа от заголовка подстраницы следует нажать на кнопку ••• и выбрать из выпадающего меню пункт Turn Into Inline. Так она станет линейной БД.

Для обратного действия, следует перетащить встроенную БД обратно на боковую панель.

Как определить, какие страницы в моей базе данных содержат комментарии?

После добавления комментария, в строке таблицы временной шкалы отобразится пузырек. В нём будет указанно количество комментариев. Если таблица будет скрыта, то нельзя будет определить, появились ли новые комментарии.

Есть ли в Notion простые (не относящиеся к базе данных) таблицы?

Пока такой функции нет. Но следует отметить, что это является очень популярным, и наши разработчики в скором времени решат этот вопрос.

Есть ли способ пропустить модальное представление и всегда открывать по умолчанию как страницу?

На текущий момент нет, извиняемся.

Почему я не могу удалить свойство Name?

У нас каждая строка представляет собой запись в базе данных, этим наши таблицы значительно отличаются от традиционных электронных таблиц. Любую строку можно открывать как собственную страницу. При помощи свойства Title (Название) можно обратиться к страницам БД. При необходимости можно перетаскивать столбцы влево или вправо.

Есть ли способ добавить цвет фона к определенным ячейкам? Или условное форматирование?

Пока такой возможности нет. Но такая функция очень популярна, и наши разработчики обязательно ее рассмотрят. На текущий момент, для добавления цвета в таблицу, можно использовать свойства Select и Multi-select ?.