Знакомство с базами данных в приложении Notion

База данных в приложении Notion — это по сути коллекция страниц. Ниже будем знакомиться с общей структурой БД и расскажем про различные меню и опции. Также будет подробно рассмотрено, как открываются и редактируются страницы в БД ?.

Базы данных в приложении Notion отличают от электронных таблиц тремя вещами:

1. Каждый элемент в базе данных, по сути является отдельно редактируемой страницей. Это говорит о том, что каждый вводимый элемент в БД, можно открыть в виде собственной страницы Notion. Там вполне реально размещать необходимую информацию. Но про это чуть ниже.
2. Настраиваемые свойства. Можно добавлять необходимые свойства для наполнения любого элемента БД дополнительной информацией.
3. Несколько представлений, между ними легко переключаться. Данные можно представить не только таблицей. Одну и ту же БД можно просматривать в виде: досок, списков, календарей, галерей и временных шкал. Эти возможности бывают очень полезны.

Базы данных: обзор

Все полностраничные БД имеют одинаковое меню и набор опций. Рассмотрим это подробнее.

1. Меню представлений. Тут расположены функции для представлений БД.
2. Меню свойств. Здесь располагаются функции для отображения свойств.
3. Меню Фильтр и Сортировка. В данном месте можно указать различные критерии для данных, которые вам необходимо увидеть. Критериев можно добавлять сколько угодно. Применяются они в порядке их перечисления.
4. Поиск по базе данных. Можно ввести любое искомое слово и БД изменится. Будут отображаться только те значения, которые будут соответствовать вашему поиску.
5. ••• меню. Этот пункт располагается в БД в правом верхнем углу. В этом меню можно скопировать ссылку Copy link to view (Копировать ссылку для просмотра) или увидеть, кто и когда делал последний раз редактирование БД. Также тут можно найти возможность Wrap cells (Обернуть ячейки) в таблицах.
6. Кнопка «Новый». Чтобы добавить новый элемент в вашу БД, следует нажать на эту кнопку. Новый элемент откроется в виде страницы. Справа от этой кнопки, можно нажать на стрелку вниз. Так у вас появится доступ к различным шаблонам БД.
7. Блокировка базы данных. Такая опция находится в меню •••. Можно включите функцию и теперь никто не сможет изменять свойства и представления в БД. Но редактировать данные будет можно.

Создание базы данных

Чтобы создать БД внутри приложения Notion существует несколько вариантов:

• Можно создать совсем новую страницу и потом из меню серого цвета выбрать тип БД.
• Также можно создать страницу БД внутри уже имеющейся страницы. Для этого следует набрать значок /, а потом пишем тип предполагаемой БД, это может быть доска, таблица и т.д. Выбираем полностраничную версию.
• При желании можно создать БД в виде встроенной версии на странице. Для этого нужно набрать значок /, а потом выбираем тип предполагаемой БД. Только выбрать стоит встроенную версию.

Открытие и редактирование страниц базы данных

Запомните, что каждый элемент в БД, является по сути страницей Notion Её можно легко создавать, и редактировать. Также на ней размещается различное содержимое.

Ниже описан способ, как открывать элемент БД в виде страницы:

• В таблице следует навести курсор на первый столбец и нажать на открывшуюся кнопку ⤢ OPEN.
• В списке необходимо щелкнуть по названию элемента.
• В доске, календаре и галерее следует щелкнуть в любом месте карточки.
• Страница всегда будет открываться в режиме предпросмотра. Чтобы просмотреть её в полностраничном виде, следует в левом верхнем углу нажать кнопку ⤢ Open as Page (Открыть как страницу).

• В верхней части страницы будут располагаться все свойства текущей БД. Каждая строка является одним свойством, у которого будет имя, тип и значение. Можно нажать на значение для редакции.
  • Нажимаем на кнопку ⋮⋮, она будет появляться слева от каждого свойства при наведении курсора мыши. Так элемент можно перетаскивать вверх или вниз. Можно изменить Property type (Тип свойства), Duplicate (Дублировать) или Delete (удалить).

• Под свойствами будет иметься свободное место. Туда вполне реально добавлять любые типы блоков контента. Там могут также размещаться вложенные страницы или встроенные БД.
• Так как элемент БД является страницей, то другие добавляемые типы содержимого, автоматом будут превращаться в страницы.

Настройка страниц базы данных

В верхней части страницы в БД могут находиться различные элементы:

1. Properties (Свойства). Этот пункт показывает данные о текущей странице. Там может быть информация о владельце проекта, даты исполнения, теги и т.д.
2. Comments (Комментарии). Тут показывается ваша переписка с другими участниками команды. Там можно писать очень разные вещи обсуждать проект, задавать вопросы или оставлять отзывы.
3. Backlinks (Обратные ссылки). В данном случае можно увидеть все страницы, которые ссылаются на эту страницу. Так будет проще работать и можно быстро перемещаться между ними.

У этих компонентов можно настроить внешний вид и их функциональность. Для доступа к таким функциям:

• Сперва в правом верхнем углу нужно нажать на кнопку ••• и выбрать Customize page (Настроить страницу).
• Отобразится такое окно:

Можно использовать это меню для свойств, так выбираются необходимые поля свойств, которые вам хочется отображать в верхней части страницы. Можно выбрать один из подходящих вариантов:

• Always show (Всегда показывать): Вы будете видеть поле свойств, так фактически ничего не меняется.
• Hide when empty (Скрыть, когда пусто): Если в поле свойств нет значений, то оно исчезнет из верхней части вашей страницы.
• Always hide (Всегда скрывать): Так поле свойств исчезнет совсем из верхней части страницы.

Нажав на значок ⋮⋮ рядом с необходимым свойством в списке на страницы БД, у вас появится возможность открыть меню Customize page (Настроить страницу). Такой значок ⋮⋮ можно использовать для перетаскивания свойств вверх или вниз. Это поможет изменить вид отображения свойств.

Могут встречаться БД с десятками свойств. Вам следует упорядочить страницы и чтобы добраться до их содержимого вам не нужно будет прокручивать кучу страниц.

Скрывая свойства, они будут объединяться в нижней части списка в один пункт меню. Чтобы легко показать все скрытые свойства, следует щелкнуть его.

Для backlinks (обратных ссылок) можно выбрать следующие варианты:

• Expanded (Расширенная). Отобразить все страницы в полном списке, которые имеют ссылку на текущую страницу.
• Show in popover (Показать во всплывающем окне): Можно выбрать отображение только количества обратных ссылок, если вам не нужно видеть все страницы.
• Off (Выключено): Так все обратные ссылки будут скрыты.

Можно выбрать показывать комментарии или нет:

• Expanded (Развернуто): В верхней части страницы отобразится вся переписка.
• Off (Выкл).: Для минималистичного вида можно так скрыть комментарии.

Полностраничные и встроенные базы данных

Все базы данных в Notion могут существовать в двух форматах — как полностраничная, или в режиме встраивания на другую страницу, которая тоже содержит неструктурированные данные (как таблица в середине письменного документа).

Полностраничные базы данных

• Создайте новую страницу и выберите тип БД в меню серого оттенка. Так будет создана полностраничная БД.
• Или можно набрать значок в строке /, и потом пишем тип БД, который вы хотите создать, это может быть доска, таблица или список и затем наберите слово full.
• В боковой панели отобразится полностраничная БД.
• При необходимости можно заблокировать полностраничную БД, и другие участники не смогут вносить изменения в свойства и параметры значений. Это делается с помощью кнопки ••• и там нужно включить Database Lock (Блокировка базы данных).
• Можно полностраничную БД превратить во встроенную. Для этого её следует перетащить БД на боковую панель, это превратит ее в подстраницу.
• Далее следует перейти на страницу и нажать на значок ⋮⋮, и затем в выпадающем меню следует выбрать пункт Turn into inline. Так она превратится во встроенную БД.

Встроенные базы данных

Встроенная БД прекрасно существует рядом с любым другими контентом. Очень популярный вариант применения — добавление их в документы.

• Нужно создать БД, для этого следует набрать значок /, потом следует выбрать тип созданной БД, который необходим, и в самом конце вводим слово inline.
• Пока вы не наведете курсор на элементы управления меню, они будут скрыты.
• Нажав в правом верхнем углу на кнопку ⤢, развернётся встроенная БД на всю страницу.
• Можно сделать из встроенной БД полностраничную БД. Нужно захватить значок ⋮⋮ и перетащить эту базу данных в боковую панель.
• В значке ••• в правом верхнем углу вашей БД находится меню: Properties (Свойства), Filter (Фильтр) и Sort (Сортировка).
• При желании можно делать со встроенной таблицей различные действия. Её вполне реально переместить, удалить, продублировать или скопировать. Для этого нажмите на значок ⋮⋮, Он отображается при наведении курсора.
• Встроенные БД отображаются в боковой панели как подстраницы, где они находятся.