Поиск контента в приложении Notion

Благодаря удобному поиску по содержимому, владелец рабочего пространства может обрести представление по содержимому рабочего пространства. Таким образом становится гораздо легче решать различные проблемы, которые связанны с доступом к страницам.

Содержание поиска

• Владельцам рабочих пространств, можно выбрать на боковой панели Settings & members (Настройки и члены), а далее прокрутить страницу до Content search (Поиск контента).
• Теперь появится строка для поиска и различные варианты фильтров. Для осуществления поиска необходимой страницы нужно ввести ее ID или наименование.

Кроме того, вы увидите:

• Будет видно, где расположена страница и какая она. Страница может быть: общей для внешнего использования, частной, общей для внутреннего использования или общей для веб-страницы.
• Также будет доступна информация о создателе страницы, дата её создания и список людей, которые имеют доступ к странице.
• Будут доступны данные о том, кто и когда последний раз вносил изменения на страницу.

Эту информацию можно легко экспортировать в файл CSV.

Колонка Audience всегда будет иметь информацию о наиболее разрешенной группе. Возможно, что страница будет иметь доступ другого члена команды, но также она может быть с доступом и внешних пользователей. Такие пользователи будут выглядеть таким образом: Shared externally (Внешнее распространение).

Обновление прав доступа к страницам

Иногда администраторам может потребоваться сделать отмену публикации или даже сделать отзыв разрешений. Для этого можно попробовать применить фильтры Audience (Аудитория) или Shared with (Поделился с), так вы найдёте те страницы, которые могут использоваться не по назначению. Владелец рабочей области, также может поменять доступы к страницам, у которых ограниченный доступ.

• Необходимо справа, рядом с заголовком любой страницы щёлкнуть меню •••. Также можно поступить находясь на странице с ограниченным доступом.
• Выбираем Change permissions (Изменение разрешений).
• Изменяем доступ, на какой вам требуется.

Такая функция предоставляет владельцу рабочей области доступ к личным данным пользователей и гостей рабочей области. Но тут следует проконсультироваться у своего юриста. Возможно в данной ситуации не помешает полезный совет относительно законов о конфиденциальности и защите информации.