Инструкция по использованию Notion 101

Перемещайтесь по Notion, добавляйте блоки, создавайте представления базы данных для себя и небольших групп товарищей по команде.

Знакомство

Что такое Notion и чему вы научитесь в этом руководстве.

Пишите и форматируйте текст

Узнайте, как создавать и редактировать страницы в Notion, составив простой личный список задач.

Каждая страница, созданная в Notion, — это новый холст, на который можно добавить любое содержимое.

Когда вы открываете новую страницу, просто начните печатать. Вы заметите, что другие функции исчезают, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы изложить свои мысли на странице.

• Создавайте разделы, используя заголовки H1, H2 или H3.
• Выделите любой текст, чтобы открыть меню опций и инструментов. Здесь вы можете придать тексту стиль, добавить гиперссылку и многое другое.
• Или отформатируйте текст с помощью синтаксиса markdown, чтобы придать ему стиль, не двигая мышью:
  • добавьте toggle list (список переключателей), чтобы скрыть менее важную информацию;
  • попробуйте столбцы, чтобы разделить контент;
  • используйте divider (разделитель), чтобы упростить организацию разделов.

Блоки

Блоки являются основной единицей построения в Notion. Узнайте, как более 500 типов блоков объединяются для создания красивых настраиваемых инструментов.

Блоки — это способ построения в Notion. Все, что размещается на странице, является блоком, включая текст, изображения и таблицы. Вы можете смешивать и сочетать различные блоки для создания уникальных страниц и инструментов для вашей команды.

В Notion существует шесть основных категорий блоков (и более 500 типов блоков):

• Основные блоки
• База данных
• Медиа
• Вставки
• Расширенные блоки
• Встроенные опции

Создание стандартной рабочей документации

Примените свои новые знания о блоках и редактировании, чтобы создать стандартную рабочую документацию для своей команды.

Блоки и редактирование текста — первые из многих основополагающих функций вашего инструментария Notion. Используйте их для создания любого количества документов. Вот лишь некоторые из наших любимых:

• стандартная операционная процедура (SOP);
• список дел;
• заметка в блоге;
• руководство по проведению интервью;
• … и многое другое!

Боковая панель

Узнайте, как находить страницы с помощью боковой панели и настраивать ее в соответствии со своими потребностями.

В Notion страницы могут содержать другие страницы. Вы можете увидеть вложенные страницы, нажав на выпадающий список на любой странице в боковой панели.

• Все содержимое в Notion находится на странице.
• Чтобы определить, где находится страница, вы можете посмотреть на хлебные крошки в верхней части страницы.
• Мы рекомендуем иметь страницу операционных систем компании и страницу в боковой панели для каждой основной функции в вашей команде.
  • Например, маркетинг, дизайн или проектирование. Внутри этих страниц вы можете разделить их на категории по мере необходимости.

Общий доступ к странице

Узнайте, как делиться страницами в Notion с другими людьми в вашей рабочей области или публично как веб-сайты.

Любые страницы в разделе командных пространств будут доступны всем членам этого командного пространства. Это может быть полезно для обеспечения прозрачности и поддержания единого мнения.

• На боковой панели есть разделы:
  • Teamspaces (командное пространство): страницы, общие для всех в пространстве команды.
  • Shared (общие): страницы, доступные вам или вам, но не всем.
  • Private (личные): страницы, которые можете видеть только вы.
• Чтобы поделиться приватной страницей с отдельными пользователями, используйте кнопку Share (Поделиться).
• Вы можете добавить элементы в Favorite (Избранное), чтобы они отображались в верхней части боковой панели.

Хотите создать собственный путеводитель для посетителей? Начните быстро с шаблона офисного руководства Notion.

Создайте и поделитесь офисным руководством

Применяйте уроки из прошлых видеороликов, чтобы создать руководство для офиса и опубликовать его в базе знаний вашей команды.

Notion — это отличное место для создания и размещения ресурсов вашей компании, доступных для совместного использования, например, офисного руководства. После создания красивой страницы вот как вы можете поделиться ею со своей командой:

• Перейдите в раздел Share (Поделиться) и пригласите конкретных сотрудников с Full access (Полным доступом), пока вы находитесь на стадии редактирования.
• Заблокируйте страницы после завершения работы, чтобы случайно не внести изменения.
  • Вы можете оставить вложенные страницы незаблокированными, если другим членам вашей команды понадобится доступ к редактированию.
• Наконец, используйте меню Move to (Переместить в), чтобы переместить страницу в соответствующее пространство команды, где она будет доступна всем членам команды в соответствии с разрешениями в меню Share (Поделиться).

База данных

Начните работу с базами данных, одной из самых мощных функций Notion для организации, создав календарь контента для маркетинговой команды.

Базы данных могут выглядеть как типичная электронная таблица, но они гораздо мощнее. В отличие от электронных таблиц, базы данных могут быть заполнены динамическими, реляционными данными.

• Базы данных Notion имеют множество различных свойств, которые могут обозначать фрагменты данных.
  • Некоторые уникальные типы свойств включают даты, электронные письма и URL-адреса.
  • Эти свойства можно использовать для сортировки и фильтрации информации в вашей базе данных.
• Каждая запись базы данных также является отдельной страницей.
• Блоки базы данных могут быть созданы как в виде строки, так и в виде отдельной страницы.

Базы данных для каждой команды

• Маркетинговые команды могут начать работу с календаря контента, рассмотренного в этом видео.
• Команды по работе с персоналом, возможно, захотят развернуть каталог людей.
• Команды инженеров, разработчиков продуктов и дизайнеров могут начать с задач и проблем.

Представления базы данных

Узнайте, как создавать новые макеты в базах данных, а также сортировать и фильтровать данные, чтобы увидеть именно то, что вам нужно.

Когда вы впервые создаете базу данных, вам нужно выбрать макет представления по умолчанию. После этого вы увидите возможность создания дополнительных представлений в виде вкладок с помощью кнопки +. В вашей базе данных может быть столько представлений, сколько вы захотите!

• Дайте имя своему представлению в текстовом поле и выберите тип макета, который вы хотите.
• Когда у вас будет несколько представлений, вы увидите их список в верхней части базы данных в виде вкладок.

Существует шесть различных способов визуализации содержимого базы данных. Ниже приведен обзор каждого из них:

1. Таблица.
2. Доска.
3. Временная шкала.
4. Календарь.
5. Список.
6. Галерея.

Создайте базу данных заметок о встречах

С вашими новыми навыками работы с базами данных создайте базу данных заметок о собраниях, с которой сможет работать вся ваша команда.

Создание базы данных для записей совещаний — отличный способ организовать всю работу, происходящую в вашей компании. Вот некоторые ключевые свойства для создания полезной базы данных заметок о встречах.

• Запишите название совещаний в свойстве Name.
• Перечислите участвующие команды с помощью свойства Multi-select.
• Добавьте время встречи с помощью свойства Date.
• Добавьте платформы собраний с помощью свойства People.
• Вы также можете добавить представления в свою базу данных, чтобы получить различные, высокоуровневые взгляды на информацию.

Связанные базы данных

Узнайте, как использовать источники данных и шаблоны баз данных в новых условиях, создав динамичный документ о выходе на рынок.

Чтобы максимально эффективно использовать данные, важно понимать, как создавать представления базы данных, объединять источники данных и использовать шаблоны базы данных.

• Создавайте представления баз данных из существующих источников данных в любом месте рабочей области с помощью опции +select data source (выбрать источник данных).
  • Связанные базы данных — это не дубликаты, это другой взгляд на одни и те же базовые данные.
• Объединяйте источники данных, чтобы создавать информационные панели и представления для планирования проекта.
• Используйте кнопку ⌄ рядом с кнопкой New для просмотра и создания шаблонов баз данных. Используйте их там, где это необходимо, чтобы информация была упорядочена и согласована.

Лучшие практики организованного рабочего пространства

Узнайте, как организовать страницы и боковую панель для удобной совместной работы.

При настройке пространства Notion мы рекомендуем обратить внимание на некоторые моменты:

• Сделайте боковую панель минимальной, все будут видеть страницы на боковой панели вашего пространства команды.
  • Создайте пространства для основных областей вашей организации, таких как маркетинг, дизайн или проектирование.
• Отметьте Favorite (Избранные) страницы, которые вы часто посещаете, чтобы они всегда были легко доступны.
  • Не забывайте удалять избранные страницы, когда они перестанут быть полезными.
• Создайте личную страницу приборной панели, где вы сможете отслеживать рабочие задачи, предстоящие встречи и многое другое.
• Используйте базы данных для всех повторяющихся страниц, которые вы создаете, чтобы они сохраняли постоянный формат. Это гарантирует, что при расширении компании вы не останетесь в беспорядке.

Начните с персональной приборной панели

Начните думать об организации, создав свою личную приборную панель в личном разделе. Используйте связанные базы данных, чтобы отслеживать общекорпоративные задачи и встречи, в которых вы отмечены.

База документов

Примените уроки из прошлых видеороликов, чтобы настроить связанное представление общекорпоративной базы данных документов в командном пространстве команды в Notion.

Большое количество людей в одной базе данных затрудняет управление и обмен информацией с вашей командой. Мы предлагаем использовать таблицы docs для всей компании, но создать связанное представление для записей о собраниях команды.

• Создайте новую базу данных, как обычно.
• Используйте опцию +select data source (+выбрать источник данных), чтобы выбрать таблицу документов всей компании.
• Добавьте фильтры и сортировки, применимые к вашей команде.
• По желанию объедините несколько источников данных в один блок базы данных.