Связь и свертывание баз данных в Notion

Иногда бывает необходимость сделать соединение данных между двумя таблицами. В приложении Notion есть для этих целей специальное свойство «relation». Оно существует для создания отношений между элементами в различных базах данных ?.

Что такое отношение базы данных?

Допустим, что у вас имеется две базы данных для возможного бизнеса ?

Одна из них будет отслеживать клиентов.

А другая существует, для контроля приобретённых товаров.

И вам потребовалось узнать, какой клиент купил какой товар. А также вам требуется выяснить, какой товар был куплен каким клиентом. Такая задача как раз для отношений!

• Приведенные выше таблицы имеют столбцы с надписями ↗ Items Purchased (Приобретенные товары) и ↗ Customers (Пользователи), они по сути будут являться свойствами отношений. Такие свойства отношений можно добавлять в таблицу, как и любой другой элемент базы данных.
• В данном случае, после добавления купленного товара в базу данных Customers (Клиенты), которые его приобрели, автоматом появятся в столбце ↗ Customers (Пользователи) в базе данных Items (Предметы).

Примеры использования

• Можно связать БД ресторанов с БД районов. Так можно будет сразу видеть, какой ресторан расположен в каком районе.
• Можно связать БД записей о встречах с БД клиентов. Так вы сможете быстро получить доступ к записям, которые относятся к каждому клиенту.
• Можно связать БД задач с БД крупных проектов. Так вы поймёте, как проекты будут разбиваться на задачи и какие из них будут способствовать развитию проектов.
• Можно связать БД кандидатов с БД интервьюеров. Так можно понять, кто с кем проходил интервью.

Создание отношения

Для создания связи баз данных, вам потребуется две базы. Допустим, что было создано две базы данных Customers (Пользователи) и Items (Предметы). Их необходимо связать.

• Нужно добавить новый столбец/свойство в базу данных Customers (Пользователи).
• В поле следует дать ему имя, пусть будет: Items Purchased (Приобретенные товары).
• Далее выбираем Relation (Связь) в меню Property type (Тип имущества).

• Нажимаем на выпадающий список и находим нужную базу данных, с которой будет создаваться связь.
• Потом нажимаем на синюю кнопку Create relation (Создать связь).
• Теперь будет видно, другой БД появился новый столбец, который показывает двустороннюю связь. После добавления информации в один из столбцов связи, будут меняться данные в другой таблице.
  • Щелкните по столбцу, чтобы его переименовать.

• Получается, что когда вы будете щелкать по ячейкам в любом столбце отношений, будет появляться меню, и в нём уже можно найти и выбрать нужные элементы из другой БД для добавления.
  • Таким образом можно добавлять различные значения.
  • В БД Items (Предметы) в столбце Link (Связь) будут появляться имена покупателей, это будет указывать на их покупки.
  • Для добавления нескольких элементов, следует нажать синий +. А для удаления элемента, следует нажать на красный X.

• Внесённые изменения будут работать в обоих направлениях. Например, добавив нового клиента в БД Items (Предметы) в колонке relation (Отношение), изменения будут отображаться в БД Customers (Клиенты).

Для изменения БД, к которой происходит подключение, следует выбрать Relation (Связь). Теперь будет предложено выбрать новую БД.

Просмотр и удаление связанных страниц

Создавая новую связь, по сути происходит добавление страниц Notion, которые хранятся в одной БД, в поле свойств другой БД.

Страницы такого типа легко открываются и редактируются, как и любые другие. Нужно щелкнуть по странице в колонке связи. Потом необходимо в появившемся окне щелкнуть на ней еще раз.
При необходимости можно сделать удаление любой связанной страницы. Для этого следует нажать на красный X.

Связать базу данных с самой собой

Иногда может потребоваться связать элементы одной и той же БД. Возможно вы имеете БД задач, и вам необходимо связать каждую задачу с другими задачами. Для этого можно применить два способа:

• Это может быть односторонняя связь (без синхронизации).
• Или двусторонняя связь (синхронизация в обоих направлениях).

Неважно какой способ вы выберите, но следует начать с создания новых отношений. Потом выбирайте БД, в которой будет реализована связь.

Без синхронизации

Вы можете создать связь, которая синхронизируется только в одну сторону. Это делается в том случае, если вам нужно, чтобы задачи были просто связаны между собой. Если вам нужно выполнять их в одно и то же время, или если они будут являться частью примерно одного и того же типа работы.

• Связав свою БД с самой собой, выбираем Use the same property (Использовать одно и то же свойство). Так это отношение будет синхронизировано только в одну сторону.

Синхронизация в обоих направлениях

Возможно вам будет нужно, чтобы определённые задачи в вашей БД прикреплялись к другим задачам. Так можно сделать отношение, оно будет синхронизироваться в двух направлениях. Любая задача содержит в себе подзадачи и их можно увидеть или в какую родительскую задачу она входит.

• Связав свою БД с самой собой, выбираем Create a new property (Создать новое свойство). Такое отношение сделает два новых столбца, они будут иметь синхронизацию по двум способам.

Свертки

Свертки помогут вам агрегировать информацию в БД на основе отношений. Выше был приведён пример с клиентами и товарами, давайте вернёмся к нему. Допустим, что пользователю следует знать, какая сумма была потрачена каждым клиентом на товары.

• Сперва следует создать отношение.
• Затем нужно добавить новый столбец/свойство и выбрать Rollup (Свернуть) в меню Property type (Тип свойства). Далее присвойте ему нужное имя.

• Новое меню с запросом появится после нажатия на любую ячейку в столбце сворачивания:
  • Свойства отношений, которые вам нужно свернуть.
  • Свойства связанной страницы, которую вам нужно свернуть.
  • Появится расчет, который вам нужно применить к ним.
• Теперь следует развернуть свойства отношений Items Purchased (Приобретенные товары) и свойство Price (Цена) на этих страницах. Далее выбирается Sum (Сумма) в качестве расчета.
  • Результат суммирования стоимости каждого товара, который связан с именем клиента, у вас будет в результате общее количество потраченных им денег в столбце сворачивания.

Типы сворачивания

Бывает несколько вариантов различных расчетов, они применяются в качестве сворачивания. Перечислим их:

• Show original (Показать оригинал): Так будут показаны связанные страницы в одной ячейке.
• Show unique values (Показать уникальные значения): В выбранном свойстве для всех связанных страниц будет показано каждое уникальное значение.
• Count all (Подсчитать все): В выбранном свойстве для всех связанных страниц подсчитывается общее количество значений.
• Count unique values (Подсчитать уникальные значения): В выбранном свойстве для всех связанных страниц подсчитывается количество уникальных значений.
• Count empty (Счетчик пустой): Будет подсчитано количество связанных страниц с пустыми значениями для нужного свойства.
• Count not empty (Счетчик не пустой): Для нужного свойства будет подсчитывается кол-во связанных страниц с присвоенными значениями.
• Percent empty (Процент пустых): Для выбранного свойства будет показываться процент связанных страниц без значений.
• Percent not empty (Процент не пустых): Для выбранного свойства будет показываться процент связанных страниц со значением.

Следующие расчеты сворачивания применяются к свойствам Number (число):

• Sum (Сумма): Для связанных страниц будет вычисляться сумму числовых свойств.
• Average (Среднее): Для связанных страниц будет вычисляться среднее значение числовых свойств.
• Median (Медиана): Для связанных страниц будет рассчитываться медиана числовых свойств.
• Min (Минимум): Для связанных страниц будет рассчитываться наименьшее число в числовом свойстве.
• Max (Максимум): Для связанных страниц будет рассчитано наибольшее число в числовом свойстве.
• Range (Диапазон): Для связанных страниц вычисляется диапазон между наибольшим и наименьшим числами в числовых свойствах (Max — Min).

Эти расчеты сворачивания доступны только для свойства Date (Дата):

• Earliest date (Самая ранняя дата): Для всех связанных страниц будет находится самая ранняя дата/время в свойстве date.
• Latest date (Последняя дата): Для всех связанных страниц так находится самая поздняя дата/время в свойстве date.
• Date range (Диапазон дат): Для связанных страниц будет вычисляться промежуток времени между самой поздней и самой ранней датами в свойстве date.

Агрегированные сворачивания

Можно применять вычисления в таблицах и в таблицах-досках к столбцу сворачивания. Так можно получить представление о различных данных во всей БД.

• Пусть будет, что необходимо найти общую сумму денег, в нашем примере выше, которая была потрачена всеми клиентами.
• В низу таблицы  Customers (Клиенты), под столбцом следует нажать Calculate (Вычислить).
• Чтобы сложить все значения в этом столбце и получить общий итог, нужно выбрать Sum (Сумма).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли экспортировать или импортировать отношения?

Во время экспорта реляционной БД в CSV-файл, отношения будут переносится, как простые текстовые URL. Сейчас нельзя повторно делать импорт файла CSV в Notion, так чтобы можно было восстановить отношения с другими БД.

Могу ли я дублировать базу данных с отношением?

Да, так можно сделать, но результат может вас сбить с толку:

Созданная копия БД Customers(Клиенты) в нашем примере в статье, в БД Items (Предметы) автоматом появятся новые свойства отношений.

Так произойдёт потому, что отношения будут синхронизироваться в Notion двумя способами. При дублировании БД, также будут дублироваться ее отношения с другими БД ?.

Могу ли я свернуть свернутую базу данных?

Этого сделать нельзя, иначе могут создаться непреднамеренные циклы. Разработчики приложения рекомендуют ограничиться сворачиванием других свойств ?.